Pracując równolegle nad kilkoma projektami zauważyliśmy, że “wąskim gardłem” większości projektów jest przepływ informacji, pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację danego projektu.
Na przykład, przygotowanie strony internetowej wymaga ścisłej współpracy kilku osób:
- grafika, który przygotowuje projekt strony internetowej,
- informatyka, który tą stronę programuje,
- przedstawiciela naszej agencji marketingowej, który koordynuje ten projekt oraz przekazuje grafikowi i informatykowi wytyczne klienta, a klientowi efekt pracy grafika i informatyka;
- osoby decyzyjnej po stronie klienta, która akceptuje projekty.
Im więcej osób zaangażowanych w projekt, tym więcej przesłanych e-maili, plików, telefonów i chaosu informacyjnego. To wszystko powoduje, że prace nad danym projektem trwają dłużej.
Szukając sposobu na usprawnienie procesu Zarządzania Projektami, postanowiliśmy skorzystać z programu do zdalnego zarządzania projektami.
Jakie są zalety takiego programu?
Można w nim zamieścić pliki ważące do 100 MB, dzięki czemu na skrzynki e-mailowe naszych klientów nie trafiają ciężkie pliki z projektami oraz nie musimy korzystać z ftp-a, aby przesłać naszym klientom projekty do akceptacji.
Wspólnie z naszymi klientami ustalamy harmonogram działań marketingowych, który przenosimy do programu. Wpisujemy daty, kiedy dane zlecenie ma być wykonane, a program automatycznie przypomina nam co i kiedy mamy zrobić.
Wszystkie osoby zaangażowane w dany projekt, mogą komentować wstępne projekty, dzielić się swoimi spostrzeżeniami, sugerować poprawki, zgłaszać swoje pomysły. W ten sposób cała historia i wszystkie uwagi, związane z pracą nad danym projektem znajdują się w jednym miejscu.
Każdy nasz klient może korzystać z programu do zdalnego zarządzania projektami. Wystarczy wejść na naszą stronę internetową i zalogować się do programu poprzez panel logowania:
Korzystanie z programu do zdalnego zarządzania projektami jest korzystne zarówno dla nas jak i dla naszych klientów. Klienci mogą śledzić na bieżąco postęp prac nad ich zleceniami oraz w każdej chwili mają dostęp do pełnej dokumentacji, związanej z danym projektem, a my mamy lepiej zorganizowaną pracę 